Politica di protezione dei dati personali
Politica di protezione dei dati personali
1. Finalità e ambito
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato da Filmandfir attraverso filmandfir.com, negozio online realizzato tramite Shopify e rivolto principalmente al mercato italiano.
Il trattamento riguarda esclusivamente le attività necessarie alla navigazione del sito, alla gestione degli ordini, al pagamento, alla preparazione e consegna dei mobili, all’assistenza post-vendita, ai resi, ai rimborsi e alla sicurezza tecnica del negozio.
I dati non vengono utilizzati automaticamente per finalità ulteriori rispetto a quelle necessarie alla gestione del rapporto con il cliente.
2. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Filmandfir.
Indirizzo: 1555 E 133RD AVE, THORNTON, CO 80241
Email: simpleassist@filmandfir.com
Telefono: +1 719 402 4014
Filmandfir determina le finalità e le modalità essenziali con cui vengono trattati i dati raccolti attraverso il negozio e adotta misure proporzionate alla natura delle informazioni trattate.
3. Categorie di dati trattati
Nel corso della normale attività del negozio possono essere trattati:
Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di fatturazione e indirizzo di consegna.
Dati relativi all’ordine: numero d’ordine, articoli acquistati, quantità, importi, imposte applicabili, spese di spedizione, stato dell’ordine, informazioni sulla consegna, resi, rimborsi e richieste di assistenza.
Dati relativi al pagamento: metodo utilizzato, importo, valuta, stato della transazione e riferimenti necessari alla verifica del pagamento. I dati completi dello strumento di pagamento possono essere trattati direttamente dal prestatore di pagamento e non devono essere comunicati al servizio clienti.
Dati tecnici: indirizzo IP, identificativi di sessione, browser, dispositivo, sistema operativo, data e ora di accesso, pagine consultate, log tecnici e informazioni necessarie alla sicurezza del sito.
Dati forniti volontariamente durante l’assistenza: contenuto dei messaggi, fotografie del prodotto o dell’imballaggio, informazioni sui componenti e altri elementi necessari a verificare problemi di consegna, montaggio o conformità.
Filmandfir non richiede categorie particolari di dati personali per la normale vendita di mobili contenitori.
4. Finalità e fondamento del trattamento
I dati necessari a ricevere, confermare, preparare e consegnare un ordine vengono trattati perché indispensabili all’esecuzione dell’acquisto richiesto dal cliente.
Le informazioni relative a pagamenti, fatture e documentazione amministrativa vengono trattate per adempiere agli obblighi contabili, fiscali e documentali applicabili.
I dati utilizzati per assistenza, resi, sostituzione di componenti e rimborsi vengono trattati per gestire correttamente il rapporto con il cliente e verificare le richieste collegate all’ordine.
I dati tecnici strettamente necessari sono trattati per mantenere il sito funzionante, proteggere il checkout, prevenire accessi abusivi, individuare errori e garantire la sicurezza del servizio.
Quando un trattamento non è necessario all’esecuzione del servizio e richiede una scelta dell’utente, viene effettuato soltanto dopo l’acquisizione di un consenso valido.
La mancata autorizzazione a trattamenti facoltativi non impedisce l’utilizzo delle funzioni essenziali necessarie per consultare il negozio o completare un acquisto.
5. Dati necessari e dati facoltativi
Per completare un ordine sono necessari i dati che consentono di identificare il cliente, elaborare il pagamento e consegnare i prodotti.
Se tali informazioni sono incomplete o inesatte, l’ordine può non essere eseguibile o la consegna può subire ritardi.
Le informazioni fornite spontaneamente durante una richiesta di assistenza vengono utilizzate solo nella misura pertinente al problema segnalato.
Filmandfir evita di richiedere dati che non risultino ragionevolmente necessari alla finalità concreta.
6. Shopify e fornitori tecnici
Il negozio utilizza Shopify come infrastruttura tecnica.
Shopify può trattare dati personali per consentire hosting, funzionamento del sito, gestione tecnica del checkout, sicurezza, ordini e altre funzioni necessarie alla piattaforma.
Quando Shopify tratta dati per conto di Filmandfir, il trattamento viene effettuato nell’ambito delle istruzioni e delle responsabilità applicabili al servizio svolto. L’utilizzo della piattaforma non trasferisce a Shopify la responsabilità di Filmandfir per le decisioni relative alla propria attività commerciale e ai trattamenti determinati dal negozio.
Altri fornitori tecnici possono accedere esclusivamente ai dati necessari al servizio loro affidato e devono rispettare obblighi di riservatezza e sicurezza adeguati al trattamento svolto.
7. Pagamenti
I prestatori di servizi di pagamento ricevono le informazioni necessarie a elaborare, verificare e proteggere la transazione.
Filmandfir utilizza solo i dati di pagamento necessari a conoscere l’esito della transazione, gestire l’ordine e, quando dovuto, emettere un rimborso.
Quando un rimborso viene emesso, viene normalmente utilizzato il metodo di pagamento originario. L’accredito richiede normalmente 3-6 giorni lavorativi dopo l’emissione, in funzione dei tempi tecnici del prestatore di pagamento.
8. Logistica e consegna
Per l’esecuzione della consegna, Filmandfir può comunicare i dati strettamente necessari a USPS, DHL Express, UPS o FedEx.
Le informazioni condivise possono comprendere nome del destinatario, indirizzo, recapito necessario alla consegna, riferimento della spedizione e dati indispensabili per la gestione dei colli.
I vettori non ricevono informazioni estranee alla prestazione logistica.
Gli ordini vengono normalmente preparati e affidati al vettore entro 1-3 giorni lavorativi; la consegna è normalmente prevista entro 8-14 giorni lavorativi. I dati logistici vengono utilizzati esclusivamente per gestire e documentare tale processo.
9. Conservazione dei dati
Filmandfir conserva i dati per periodi proporzionati alle finalità per cui sono stati raccolti.
I dati relativi a ordini, pagamenti, fatturazione e documentazione amministrativa collegata alla vendita vengono conservati per 10 anni quando ciò è necessario per finalità contabili, fiscali o probatorie.
Le comunicazioni relative ad assistenza, resi, sostituzioni e rimborsi vengono normalmente conservate per un massimo di 24 mesi dalla chiusura della richiesta, salvo che una conservazione più lunga sia necessaria per una controversia o per un obbligo applicabile.
I log tecnici e di sicurezza gestiti direttamente per le esigenze del negozio vengono normalmente conservati per non oltre 12 mesi, salvo che un periodo ulteriore sia necessario per investigare un incidente, contrastare una frode o proteggere i sistemi.
Alla scadenza del periodo pertinente, i dati vengono cancellati, anonimizzati o resi non più riconducibili all’interessato, salvo quelli che devono essere conservati ulteriormente per un motivo valido.
10. Trasferimenti internazionali
Poiché Filmandfir opera da un indirizzo negli Stati Uniti e utilizza fornitori con infrastrutture internazionali, alcuni dati possono essere trattati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
I trasferimenti vengono effettuati soltanto quando il destinatario può ricevere i dati attraverso un meccanismo riconosciuto come valido o quando vengono adottate garanzie contrattuali, organizzative e tecniche adeguate.
L’accesso ai dati da località esterne allo Spazio Economico Europeo resta limitato alle finalità necessarie al servizio interessato.
11. Sicurezza
Filmandfir adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio del trattamento.
Tali misure comprendono limitazione degli accessi, protezione delle credenziali, gestione delle autorizzazioni, uso di collegamenti sicuri, verifica degli incidenti e riduzione della quantità di dati accessibile ai fornitori.
Nessun sistema può eliminare completamente ogni rischio tecnico. Per questo eventuali anomalie vengono valutate in base alla natura dei dati, alla portata dell’evento e alle possibili conseguenze per le persone interessate.
12. Violazioni dei dati
Quando viene rilevata una perdita, divulgazione, alterazione, distruzione o accesso non autorizzato a dati personali, Filmandfir avvia senza indebito ritardo una verifica dell’incidente.
Vengono adottate misure per contenere l’evento, proteggere i dati ancora disponibili e individuare le informazioni interessate.
Quando la violazione può comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone, viene effettuata la notifica all’autorità competente entro 72 ore dalla conoscenza dell’evento, ove richiesta.
Quando il rischio per le persone interessate risulta elevato, Filmandfir comunica l’evento agli interessati senza indebito ritardo, indicando in modo comprensibile la natura del problema e le misure utili a ridurne gli effetti.
13. Diritti dell’interessato
Gli utenti possono chiedere conferma dell’esistenza di dati personali che li riguardano e ottenere accesso alle informazioni trattate.
Possono richiedere la correzione di dati inesatti, l’integrazione di informazioni incomplete, la cancellazione quando ne ricorrono le condizioni e la limitazione temporanea del trattamento.
Possono inoltre opporsi ai trattamenti fondati su un interesse legittimo quando sussistono motivi collegati alla propria situazione e richiedere la portabilità dei dati quando il trattamento presenta le condizioni necessarie.
Quando un trattamento si basa sul consenso, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento. La revoca produce effetti per il futuro e non modifica la liceità delle attività già svolte sulla base di un consenso valido.
La cancellazione non può essere effettuata per dati che devono continuare a essere conservati per obblighi applicabili o per la gestione di diritti e controversie.
14. Come esercitare i diritti
Le richieste relative ai dati personali possono essere inviate a simpleassist@filmandfir.com.
È consigliabile indicare nome, indirizzo email utilizzato sul negozio e natura della richiesta.
Filmandfir può richiedere esclusivamente le informazioni ragionevolmente necessarie a verificare l’identità del richiedente e a impedire la comunicazione di dati a soggetti non autorizzati.
Le richieste vengono gestite senza indebito ritardo e normalmente entro un mese dal ricevimento. In casi particolarmente complessi il termine può essere esteso nei limiti consentiti, informando l’interessato entro il primo mese.
L’esercizio dei diritti è normalmente gratuito. Richieste manifestamente infondate, eccessive o ripetitive possono essere gestite nei limiti consentiti, con comunicazione delle motivazioni.
15. Reclami
L’interessato può rivolgersi direttamente a Filmandfir per ottenere chiarimenti o esercitare i propri diritti.
Se ritiene che il trattamento dei propri dati personali non sia corretto, può inoltre presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
La presentazione di una richiesta o di un reclamo non comporta limitazioni nell’accesso alle normali funzioni del negozio.
16. Aggiornamenti
La presente politica viene aggiornata quando cambiano in modo sostanziale le modalità effettive di trattamento, i fornitori utilizzati o le esigenze operative del negozio.
Le modifiche non attribuiscono retroattivamente nuove finalità ai dati già raccolti. Quando una nuova attività richiede una scelta dell’utente, il trattamento viene avviato soltanto dopo l’acquisizione della relativa autorizzazione, quando necessaria.
17. Contatti
Per domande sul trattamento dei dati personali o per esercitare i diritti relativi alla protezione dei dati:
Email: simpleassist@filmandfir.com
Telefono: +1 719 402 4014
Indirizzo: 1555 E 133RD AVE, THORNTON, CO 80241
Servizio clienti: dal lunedì al venerdì, 8:30-17:30.
Il servizio clienti è sospeso nei fine settimana e nei giorni festivi.